DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 6 dicembre 1996, n. 694

Regolamento recante norme per la riproduzione sostitutiva dei documenti di archivio e di altri atti dei privati.

note: Entrata in vigore del decreto: 20-2-1997
Testo in vigore dal: 20-2-1997
attiva riferimenti normativi
                            IL PRESIDENTE
                     DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI
  Visto l'articolo 25 della legge 4 gennaio 1968, n. 15;
  Visto  il  decreto  del  Presidente  del  Consiglio dei Ministri 11
settembre 1974 recante norme sulla fotoriproduzione  sostitutiva  dei
documenti  d'archivio e di altri atti delle pubbliche amministrazioni
pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 306 del 25 novembre 1974;
  Vista la legge 29 gennaio 1975, n. 5;
  Visti  gli  articoli  7  e  8  del  decreto  del  Presidente  della
Repubblica 3 dicembre 1975, n. 805;
  Visto l'articolo 17, comma 3, della legge 23 agosto 1988, n. 400;
  Visto l'articolo 2 della legge 7 agosto 1990, n. 241;
  Visto  l'articolo  7-bis  del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357,
convertito, con modificazioni, dalla legge 8 agosto 1994, n. 489;
  Udito il comitato di settore per i beni archivistici  nella  seduta
del 1 luglio 1992;
  Udito  il  parere  del  Consiglio  di Stato, espresso nell'adunanza
generale del 25 luglio 1996;
  Sulla proposta del Ministro per i beni culturali e  ambientali,  di
concerto con il Ministro di grazia e giustizia, con il Ministro delle
finanze e con il Ministro del tesoro;
                             A D O T T A
                      il seguente regolamento:
                               Art. 1.
              Limiti, modalita' e procedimenti tecnici
                   per la riproduzione sostitutiva
  1.  Per i privati la facolta' prevista dall'articolo 25 della legge
4 gennaio 1968, n. 15, di riproduzione sostitutiva dei  documenti  di
archivio, delle scritture contabili compresi i libri giornali e degli
inventari,  della  corrispondenza e degli altri atti di cui per legge
e' prescritta la conservazione, e' esercitata, fatti salvi  i  limiti
di  cui  all'articolo  2 del decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri 11 settembre  1974,  con  le  modalita'  ed  i  procedimenti
tecnici stabiliti dal presente decreto.
  2.  Il  procedimento di microfilmatura e' disciplinato dal presente
decreto.
  3. I documenti d'archivio, sottoposti  a  riproduzione  sostitutiva
sono  riprodotti  su qualsiasi supporto tecnico previsto dalla legge,
che  da'  garanzia  di   fedelta'   al   documento   riprodotto,   di
duplicabilita',   di  leggibilita',  di  resistenza  dell'immagine  a
tentativi di alterazione e di stabilita'  nel  tempo,  in  condizioni
normali di conservazione.
  4.  Fatto  salvo  quanto disposto dall'articolo 7-bis, comma 9, del
decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito, con  modificazioni,
dalla  legge  8  agosto  1994,  n.  489,  i procedimenti tecnici e le
modalita' della  riproduzione  e  della  autenticazione  su  supporti
diversi  da  quello  previsto dal comma 2, sono stabiliti con decreto
del Presidente del Consiglio dei Ministri, sentiti i Ministri  per  i
beni  culturali  e ambientali, di grazia e giustizia, delle finanze e
del tesoro,  previo  parere  del  comitato  di  settore  per  i  beni
archivistici.
          AVVERTENZA:
             Il  testo  delle note qui pubblicato e' stato redatto ai
          sensi  dell'art.  10,  comma  3,  del  testo  unico   delle
          disposizioni     sulla     promulgazione    delle    leggi,
          sull'emanazione dei decreti del Presidente della Repubblica
          e sulle pubblicazioni ufficiali della Repubblica  italiana,
          approvato  con  D.P.R.  28  dicembre 1985, n. 1092, al solo
          fine di facilitare la lettura delle disposizioni  di  legge
          alle  quali  e'  operato  il  rinvio.  Restano invariati il
          valore e l'efficacia degli atti legislativi qui trascritti.
          Note alle premesse:
            - L'art. 25 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, pubblicata
          nella Gazzetta Ufficiale n. 23 del 27 gennaio  1968,  cosi'
          dispone:
             "Art.  25 (Riproduzione di documenti d'archivio ed altri
          atti). - Le pubbliche amministrazioni ed  i  privati  hanno
          facolta di sostituire a tutti gli effetti, ai documenti dei
          propri    archivi,    alle    scritture   contabili,   alla
          corrispondenza ed agli  altri  atti  di  cui  per  legge  o
          regolamento    e'    prescritta    la   conservazione,   la
          corrispondente riproduzione fotografica anche se costituita
          da fotogramma negativo.
             Salvo quanto previsto nel successivo comma, con  decreto
          del  Presidente  del Presidente del Consiglio dei Ministri,
          sentiti  i  Ministri  per  l'interno,  per  la   grazia   e
          giustizia,  per  le  finanze e per il tesoro, previo parere
          della commissione di cui all'articolo 12  del  decreto  del
          Presidente  della  Repubblica  30 settembre 1963. n.  1409,
          sono  stabiliti  i  limiti  di  tale  facolta',  nonche'  i
          procedimenti  tecnici e le modalita' della fotoriproduzione
          e della autenticazione.
             Per le  pubbliche  amministrazioni  le  modalita'  della
          riproduzione  sono  di  volta in volta stabilite con deceto
          del   Ministro   per   l'interno,   sentito   il   Ministro
          interessato,  previo  parere  della  commissione  di cui al
          citato art. 12 del D.P.R. 30 settembre 1963, n.  1049".
             - Il D.P.C.M. 11  settembre  1974  e'  pubblicato  nella
          Gazzetta Ufficiale n. 306 del 25 novembre 1974.
             -  La  legge  29 gennaio 1975, n. 5, e' pubblicata nella
          Gazzetta Ufficiale n. 43 del 14 febbraio 1975.
             - Gli articoli 7 e 8 del D.P.R. 3 dicembre 1975, n. 805,
          pubblicato  nel   supplemento   ordinario   alla   Gazzetta
          Ufficiale n. 23 del 27 gennaio 1976, cosi' dispongono:
             "Art. 7 - Sono costituiti i seguenti comitati di settore
          composti  ciascuno  di otto membri scelti tra quelli di cui
          alle lettere b) c), d), f), g), h) ed i) dell'art. 4:
              1)  comitato  di  settore  per  i  beni  ambientali   e
          architettonici;
              2) comitato di settore per i beni archeologici;
              3) comitato di settore per i beni storici ed artistici;
              4) comitato di settore per i beni archivistici;
              5) comitato di settore per i beni librari;
              6) comitato di settore per gli istituti culturali.
             Ogni  comitato  elegge a maggioranza nel proprio seno un
          presidente e un vice presidente.
             La composizione di ciascun comitato e'  determinata  con
          decreto del Ministro.
             Su  richiesta  del Ministro o dei presidenti dei singoli
          comitati e per materia  di  comune  interesse  nonche'  per
          l'esame   dei   programmi   predisposti   dalla  conferenza
          regionale di cui all'art.  32  quando  cio'  sia  richiesto
          dalla  natura  degli  interventi previsti, piu' comitati di
          settore possono riunirsi in seduta comune".
             "Art. 8. -  I  comitati  di  settore  sulla  base  degli
          indirizzi  di  carattere  generale  indicati  dal Consiglio
          nazionale:
               a) propongono, per la materia di  propria  competenza,
          programmi  annuali  o  pluriennali  redatti per obiettivi o
          comunque individuano obiettivi di intervento;
               b) coordinano metodologie e criteri di interventi;
               c) esprimono parere sugli acquisti e  gli  interventi,
          su  e  per  i  beni  culturali,  di particolare impegno. Il
          Ministro puo'  con  propri  decreti  sentito  il  Consiglio
          nazionale, fissare misure, limiti e direttive;
               d)  danno  parere  su  questioni  loro  sottoposte dal
          Ministro;
               e) possono chiedere agli uffici ministeriali che siano
          loro sottoposte questioni di particolare rilevanza;
               f) si pronunciano sulle questioni ad essi demandate da
          leggi e da regolamenti".
             - Il comma 3 dell'art. 17 della legge 23 agosto 1988, n.
          400 (Disciplina dell'attivita'  di  Governo  e  ordinamento
          della  Presidenza  del  Consiglio dei Ministri), pubblicata
          nel supplemento ordinario alla Gazzetta  Ufficiale  n.  214
          del 12 settembre 1988, prevede che con decreto ministeriale
          possano   essere  adottati  regolamenti  nelle  materie  di
          competenza del Ministro  o  di  autorita'  sottordinate  al
          Ministro,  quando  la  legge  espressamente conferisca tale
          potere. Tali regolamenti, per materie di competenza di piu'
          Ministri,   possono    essere    adottati    con    decreti
          interministeriali, ferma restando la necessita' di apposita
          autorizzazione   da   parte   della  legge.  I  regolamenti
          ministeriali ed interministeriali non possono dettare norme
          contrarie a quelle dei  regolamenti  emanati  dal  Governo.
          Essi  debbono essere comunicati al Presidente del Consiglio
          dei Ministri prima della loro emanazione. Il comma 4  dello
          stesso  articolo  stabilisce  che gli anzidetti regolamenti
          debbano recare la  denominazione  di  "regolamento",  siano
          adottati  previo  parere del Consiglio di Stato, sottoposti
          al visto ed alla registrazione  della  Corte  dei  conti  e
          pubblicati nella Gazzetta Ufficiale.
             -   L'art.  22  della  legge  7  agosto  1990,  n.  241,
          pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 192  del  18  agosto
          1990, cosi' dispone:
             "Art.   22.   Al   fine  di  assicurare  la  trasparenza
          dell'attivita' amministrativa e di favorirne lo svolgimento
          imparziale e' riconosciuto a chiunque  vi  abbia  interesse
          per  la  tutela  di  situazioni giuridicamente rilevanti il
          diritto di accesso ai documenti amministrativi, secondo  le
          modalita' stabilite dalla presente legge.
             2.   E'   considerato   documento   amministrativo  ogni
          rappresentazione       grafica,        fotocinematografica,
          elettromagnetica  o di qualunque altra specie del contenuto
          di   atti,   anche   interni,   formati   dalle   pubbliche
          amministrazioni    o,    comunque,   utilizzati   ai   fini
          dell'attivita' amministrativa.
             3. Entro sei mesi dalla data, di entrata in vigore della
          presente legge le amministrazioni interessate  adottano  le
          misure  organizzative  idonee  a  garantire  l'applicazione
          della disposizione di cui al comma 1, dandone comunicazione
          alla Commissione di cui all'art. 27".
             -  L'art.  7-bis  del  D.L.  10  giugno  1994,  n.  357,
          convertito,  con  modificazioni, dalla legge 8 agosto 1994,
          n. 489, cosi' dispone:
             "Art. 7-bis (Modificazioni al codice civile e  ad  altre
          disposizioni  in  materia  di  scritture  contabili).  - 1.
          L'art. 2216 del codice civile e' sostituito dal seguente:
             'Art. 2216 (Contenuto del libro giornale).  -  Il  libro
          giornale  deve  indicare  giorno  per  giorno le operazioni
          relative all'esercizio dell'impresa'.
             2. Il terzo comma dell'art. 2217 del  codice  civile  e'
          sostituito dal seguente:
             'L'inventario deve essere sottoscritto dall'imprenditore
          entro  tre  mesi  dal  termine  per  la presentazione della
          dichiarazione dei redditi ai fini delle imposte dirette'.
             3. L'art. 2218  del  codice  civile  e'  sostituito  dal
          seguente:
             "Art.  2218  (Bollatura  facoltativa).  - L'imprenditore
          puo' far bollare nei modi indicati nell'art. 2215 gli altri
          libri da lui tenuti".
             4. All'art. 2220 del codice civile e' aggiunto, in fine,
          il seguente comma:
             'Le scritture e documenti di cui  al  presente  articolo
          possono  essere  conservati sotto forma di registrazioni su
          rapporti  di  immagini,   sempre   che   le   registrazioni
          corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere
          rese  leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto
          che utilizza detti supporti'.
             5. L'ultimo comma dell'art. 2421 del  codice  civile  e'
          sostituito dal seguente:
             'I  libri suddetti, prima che siano messi in uso, devono
          essere numerati progressivamente in ogni pagina  e  bollati
          in ogni foglio a norma dell'art. 2215'.
             6. Al primo comma dell'art. 2435 del codice civile, dopo
          le  parole:  "ufficio  del  registro  delle  imprese"  sono
          inserite le seguenti: 'o  spedita  al  medesimo  ufficio  a
          mezzo di lettera raccomandata'.
             7.  All'art.  85  della  tariffa  annessa al decreto del
          Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n.  641,  come
          sostituita dal decreto del Ministro delle finanze 20 agosto
          1992,  pubblicato  nel  supplemento ordinario alla Gazzetta
          Ufficiale n. 196 del 21  agosto  1992,  sono  apportate  le
          seguenti modificazioni:
               a)  nell'indicazione  degli  atti soggetti a tassa, il
          numero 1 e' sostituito dal seguente:
             '1. Bollatura e numerazione di libri  e  registri  (art.
          2215  del codice civile): per ogni 500 pagine o frazione di
          500 pagine';
               b) nella nota 1, le parole: 'agli  indicati  articoli'
          sono  sostituite  dalle  seguenti:  'all'art.  2215';  e le
          parole: 'e vidimare' sono soppresse.
             8. Al comma 6 dell'art. 1 del  decreto-legge  10  luglio
          1982, n.  429, convertito, con modificazioni, dalla legge 7
          agosto  1982,  n.    516,  e successive modificazioni, sono
          apportate le seguenti modificazioni:
               a) nel secondo periodo, le parole: 'e non vidimate per
          almeno due anni consecutivi' sono soppresse;
               b)  nel  terzo  periodo,  le  parole  da:  'ovvero  la
          vidimazione' fino alla fine del comma sono soppresse.
             9.  Le  disposizioni  di  cui all'ultimo comma dell'art.
          2220 del codice civile, introdotto dal comma 4 del presente
          articolo, si applicano a tutte le scritture e  i  documenti
          rilevanti   ai  fini  delle  disposizioni  tributarie.  Con
          decreto del Ministro  delle  finanze  sono  determinate  le
          modalita'  per  la  conservazione  su  supporti di immagini
          delle scritture e dei documenti di cui al presente comma".
           Nota all'art. 1:
            - L'art. 2 del D.P.C.M.  11  settembre  1974,  pubblicato
          nella  Gazzetta  Ufficiale  n.  306  del  25 novembre 1974,
          dispone:
             "Art. 2 (Atti e documenti per  i  quali  e'  ammessa  la
          fotoriproduzione    sostitutiva).    -   La   facolta'   di
          riproduzione fotografica sostitutiva, prevista dall'art. 25
          della  legge  4  gennaio  1968,  n.  15,  non  puo'  essere
          esercitata   per   gli  atti  e  documenti  compresi  nelle
          categorie sotto specificate:
               a) raccolte e documenti singoli per i quali sia  stato
          adottato  dalle  competenti  autorita'  il provvedimento di
          riconoscimento di interesse particolarmente importante o di
          notevole  interesse  storico   ai   sensi   delle   vigenti
          disposizioni;
               b) leggi, atti aventi forza di legge, decreti inseriti
          nelle  raccolte  ufficiali,  regolamenti  esterni,  statuti
          degli enti pubblici;
               c) sentenze della Corte costituzionale;
               d) trattati internazionali ed atti connessi;
               e) piani regolatori generali e particolari:  piani  di
          fabbricazione,  di lottizzazione, per l'industrializzazione
          ed analoghi;
               f)  fascicoli  personali  e  stati   matricolari   dei
          dipendenti    dello   Stato   e   delle   altre   pubbliche
          amministrazioni, in attivita' di servizio;
               g)  registro  generale  d'ordine  delle  conservatorie
          delle ipoteche, pubblico registro automobilistico, pubblico
          registro  navale,  registro  ed  originali degli atti dello
          stato civile da conservare presso  i  comuni  e  tutti  gli
          altri  registri  prescritti  dalla  legge come mezzo per la
          pubblicita' dei fatti giuridici;
               h)  originali  dei  contratti per importo superiore ai
          settantacinque   milioni,   redatti   in   forma   pubblica
          amministrativa o per scrittura privata autenticata;
               i) originali degli atti formali e conservati dai notai
          e  dalle  persone  autorizzate  a esercitare le funzioni di
          notaio ai sensi dell'art. 6 della legge 16  febbraio  1913,
          n.    89,    ed    i   testamenti   olografici   consegnati
          fiduciariamente agli stessi, anche successivamente al  loro
          versamento agli archivi notarili;
               l)  originali  degli  atti  ricevuti  dai  capi  degli
          archivi  notarili  e  annotati  al  prescritto  repertorio,
          comprese  le  copie  degli  atti  notarili  rogati in paese
          estero; gli originali e le copie  delle  scritture  private
          che  gli  uffici  del  registro,  ai sensi dell'art. 11 del
          decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n.
          634, trasmettono agli archivi notarili;
               m) atti contenenti disegni e  scritture  originali  in
          cui la colorazione abbia un particolare significato;
               n)  libri-giornali,  degli inventari sociali e fiscali
          obbligatori, concernenti le attivita' imprenditoriali;
               o) diplomi originali attestanti  gli  studi  compiuti,
          rilasciati nelle scuole di ogni ordine e grado.
             Per  le sentenze, le decisioni e gli altri provvedimenti
          giurisdizionali dei giudici ordinari e delle  giurisdizioni
          speciali e relativi fascicoli d'ufficio, la citata facolta'
          di  fotoriproduzione non puo' essere esercitata prima di 10
          anni dal passaggio in  giudicato  o  dalla  irrevocabilita'
          della sentenza o decisione".