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DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 6 dicembre 1996, n. 694

Regolamento recante norme per la riproduzione sostitutiva dei documenti di archivio e di altri atti dei privati.

note: Entrata in vigore del decreto: 20-2-1997
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vigente al 29/03/2024
Testo in vigore dal:  20-2-1997

IL PRESIDENTE

DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI
Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 11 settembre 1974 recante norme sulla fotoriproduzione sostitutiva dei documenti d'archivio e di altri atti delle pubbliche amministrazioni pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 306 del 25 novembre 1974;
Udito il comitato di settore per i beni archivistici nella seduta del 1 luglio 1992;
Udito il parere del Consiglio di Stato, espresso nell'adunanza generale del 25 luglio 1996;
Sulla proposta del Ministro per i beni culturali e ambientali, di concerto con il Ministro di grazia e giustizia, con il Ministro delle finanze e con il Ministro del tesoro;

ADOTTA

il seguente regolamento:

Art. 1

Limiti, modalità e procedimenti tecnici
per la riproduzione sostitutiva
1. Per i privati la facoltà prevista dall'articolo 25 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, di riproduzione sostitutiva dei documenti di archivio, delle scritture contabili compresi i libri giornali e degli inventari, della corrispondenza e degli altri atti di cui per legge è prescritta la conservazione, è esercitata, fatti salvi i limiti di cui all'articolo 2 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 11 settembre 1974, con le modalità ed i procedimenti tecnici stabiliti dal presente decreto.
2. Il procedimento di microfilmatura è disciplinato dal presente decreto.
3. I documenti d'archivio, sottoposti a riproduzione sostitutiva sono riprodotti su qualsiasi supporto tecnico previsto dalla legge, che dà garanzia di fedeltà al documento riprodotto, di duplicabilità, di leggibilità, di resistenza dell'immagine a tentativi di alterazione e di stabilità nel tempo, in condizioni normali di conservazione.
4. Fatto salvo quanto disposto dall'articolo 7-bis, comma 9, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito, con modificazioni, dalla legge 8 agosto 1994, n. 489, i procedimenti tecnici e le modalità della riproduzione e della autenticazione su supporti diversi da quello previsto dal comma 2, sono stabiliti con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, sentiti i Ministri per i beni culturali e ambientali, di grazia e giustizia, delle finanze e del tesoro, previo parere del comitato di settore per i beni archivistici.
AVVERTENZA:
Il testo delle note qui pubblicato è stato redatto ai sensi dell'art. 10, comma 3, del testo unico delle disposizioni sulla promulgazione delle leggi, sull'emanazione dei decreti del Presidente della Repubblica e sulle pubblicazioni ufficiali della Repubblica italiana, approvato con D.P.R. 28 dicembre 1985, n. 1092, al solo fine di facilitare la lettura delle disposizioni di legge alle quali è operato il rinvio. Restano invariati il valore e l'efficacia degli atti legislativi qui trascritti.
Note alle premesse:
- L'art. 25 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale n. 23 del 27 gennaio 1968, così dispone:
"Art. 25 (Riproduzione di documenti d'archivio ed altri atti). - Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facolta di sostituire a tutti gli effetti, ai documenti dei propri archivi, alle scritture contabili, alla corrispondenza ed agli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, la corrispondente riproduzione fotografica anche se costituita da fotogramma negativo.
Salvo quanto previsto nel successivo comma, con decreto del Presidente del Presidente del Consiglio dei Ministri, sentiti i Ministri per l'interno, per la grazia e giustizia, per le finanze e per il tesoro, previo parere della commissione di cui all'articolo 12 del decreto del Presidente della Repubblica 30 settembre 1963. n. 1409, sono stabiliti i limiti di tale facoltà, nonché i procedimenti tecnici e le modalità della fotoriproduzione e della autenticazione.
Per le pubbliche amministrazioni le modalità della riproduzione sono di volta in volta stabilite con deceto del Ministro per l'interno, sentito il Ministro interessato, previo parere della commissione di cui al citato art. 12 del D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1049".
- Il D.P.C.M. 11 settembre 1974 è pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 306 del 25 novembre 1974.
- La legge 29 gennaio 1975, n. 5, è pubblicata nella Gazzetta Ufficiale n. 43 del 14 febbraio 1975.
- Gli articoli 7 e 8 del D.P.R. 3 dicembre 1975, n. 805, pubblicato nel supplemento ordinario alla Gazzetta Ufficiale n. 23 del 27 gennaio 1976, così dispongono:
"Art. 7 - Sono costituiti i seguenti comitati di settore composti ciascuno di otto membri scelti tra quelli di cui alle lettere b) c), d), f), g), h) ed i) dell'art. 4:
1) comitato di settore per i beni ambientali e architettonici;
2) comitato di settore per i beni archeologici;
3) comitato di settore per i beni storici ed artistici;
4) comitato di settore per i beni archivistici;
5) comitato di settore per i beni librari;
6) comitato di settore per gli istituti culturali.
Ogni comitato elegge a maggioranza nel proprio seno un presidente e un vice presidente.
La composizione di ciascun comitato è determinata con decreto del Ministro.
Su richiesta del Ministro o dei presidenti dei singoli comitati e per materia di comune interesse nonché per l'esame dei programmi predisposti dalla conferenza regionale di cui all'art. 32 quando ciò sia richiesto dalla natura degli interventi previsti, più comitati di settore possono riunirsi in seduta comune".
"Art. 8. - I comitati di settore sulla base degli indirizzi di carattere generale indicati dal Consiglio nazionale:
a) propongono, per la materia di propria competenza, programmi annuali o pluriennali redatti per obiettivi o comunque individuano obiettivi di intervento;
b) coordinano metodologie e criteri di interventi;
c) esprimono parere sugli acquisti e gli interventi, su e per i beni culturali, di particolare impegno. Il Ministro può con propri decreti sentito il Consiglio nazionale, fissare misure, limiti e direttive;
d) danno parere su questioni loro sottoposte dal Ministro;
e) possono chiedere agli uffici ministeriali che siano loro sottoposte questioni di particolare rilevanza;
f) si pronunciano sulle questioni ad essi demandate da leggi e da regolamenti".
- Il comma 3 dell'art. 17 della legge 23 agosto 1988, n. 400 (Disciplina dell'attività di Governo e ordinamento della Presidenza del Consiglio dei Ministri), pubblicata nel supplemento ordinario alla Gazzetta Ufficiale n. 214 del 12 settembre 1988, prevede che con decreto ministeriale possano essere adottati regolamenti nelle materie di competenza del Ministro o di autorità sottordinate al Ministro, quando la legge espressamente conferisca tale potere. Tali regolamenti, per materie di competenza di più Ministri, possono essere adottati con decreti interministeriali, ferma restando la necessità di apposita autorizzazione da parte della legge. I regolamenti ministeriali ed interministeriali non possono dettare norme contrarie a quelle dei regolamenti emanati dal Governo.
Essi debbono essere comunicati al Presidente del Consiglio dei Ministri prima della loro emanazione. Il comma 4 dello stesso articolo stabilisce che gli anzidetti regolamenti debbano recare la denominazione di "regolamento", siano adottati previo parere del Consiglio di Stato, sottoposti al visto ed alla registrazione della Corte dei conti e pubblicati nella Gazzetta Ufficiale.
- L'art. 22 della legge 7 agosto 1990, n. 241, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 192 del 18 agosto 1990, così dispone:
"Art. 22. Al fine di assicurare la trasparenza dell'attività amministrativa e di favorirne lo svolgimento imparziale è riconosciuto a chiunque vi abbia interesse per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti il diritto di accesso ai documenti amministrativi, secondo le modalità stabilite dalla presente legge.
2. È considerato documento amministrativo ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, formati dalle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa.
3. Entro sei mesi dalla data, di entrata in vigore della presente legge le amministrazioni interessate adottano le misure organizzative idonee a garantire l'applicazione della disposizione di cui al comma 1, dandone comunicazione alla Commissione di cui all'art. 27".
- L'art. 7-bis del D.L. 10 giugno 1994, n. 357, convertito, con modificazioni, dalla legge 8 agosto 1994, n. 489, così dispone:
"Art. 7-bis (Modificazioni al codice civile e ad altre disposizioni in materia di scritture contabili). - 1.
L'art. 2216 del codice civile è sostituito dal seguente:
'Art. 2216 (Contenuto del libro giornale). - Il libro giornale deve indicare giorno per giorno le operazioni relative all'esercizio dell'impresà.
2. Il terzo comma dell'art. 2217 del codice civile è sostituito dal seguente:
'L'inventario deve essere sottoscritto dall'imprenditore entro tre mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi ai fini delle imposte direttè.
3. L'art. 2218 del codice civile è sostituito dal seguente:
"Art. 2218 (Bollatura facoltativa). - L'imprenditore può far bollare nei modi indicati nell'art. 2215 gli altri libri da lui tenuti".
4. All'art. 2220 del codice civile è aggiunto, in fine, il seguente comma:
'Le scritture e documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su rapporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supportì.
5. L'ultimo comma dell'art. 2421 del codice civile è sostituito dal seguente:
'I libri suddetti, prima che siano messi in uso, devono essere numerati progressivamente in ogni pagina e bollati in ogni foglio a norma dell'art. 2215'.
6. Al primo comma dell'art. 2435 del codice civile, dopo le parole: "ufficio del registro delle imprese" sono inserite le seguenti: 'o spedita al medesimo ufficio a mezzo di lettera raccomandatà.
7. All'art. 85 della tariffa annessa al decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 641, come sostituita dal decreto del Ministro delle finanze 20 agosto 1992, pubblicato nel supplemento ordinario alla Gazzetta Ufficiale n. 196 del 21 agosto 1992, sono apportate le seguenti modificazioni:
a) nell'indicazione degli atti soggetti a tassa, il numero 1 è sostituito dal seguente:
'1. Bollatura e numerazione di libri e registri (art. 2215 del codice civile): per ogni 500 pagine o frazione di 500 paginé;
b) nella nota 1, le parole: 'agli indicati articolì sono sostituite dalle seguenti: 'all'art. 2215'; e le parole: 'e vidimarè sono soppresse.
8. Al comma 6 dell'art. 1 del decreto-legge 10 luglio 1982, n. 429, convertito, con modificazioni, dalla legge 7 agosto 1982, n. 516, e successive modificazioni, sono apportate le seguenti modificazioni:
a) nel secondo periodo, le parole: 'e non vidimate per almeno due anni consecutivì sono soppresse;
b) nel terzo periodo, le parole da: 'ovvero la vidimazioné fino alla fine del comma sono soppresse.
9. Le disposizioni di cui all'ultimo comma dell'art. 2220 del codice civile, introdotto dal comma 4 del presente articolo, si applicano a tutte le scritture e i documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie. Con decreto del Ministro delle finanze sono determinate le modalità per la conservazione su supporti di immagini delle scritture e dei documenti di cui al presente comma".
Nota all'art. 1:
- L'art. 2 del D.P.C.M. 11 settembre 1974, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 306 del 25 novembre 1974, dispone:
"Art. 2 (Atti e documenti per i quali è ammessa la fotoriproduzione sostitutiva). - La facoltà di riproduzione fotografica sostitutiva, prevista dall'art. 25 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, non può essere esercitata per gli atti e documenti compresi nelle categorie sotto specificate:
a) raccolte e documenti singoli per i quali sia stato adottato dalle competenti autorità il provvedimento di riconoscimento di interesse particolarmente importante o di notevole interesse storico ai sensi delle vigenti disposizioni;
b) leggi, atti aventi forza di legge, decreti inseriti nelle raccolte ufficiali, regolamenti esterni, statuti degli enti pubblici;
c) sentenze della Corte costituzionale;
d) trattati internazionali ed atti connessi;
e) piani regolatori generali e particolari: piani di fabbricazione, di lottizzazione, per l'industrializzazione ed analoghi;
f) fascicoli personali e stati matricolari dei dipendenti dello Stato e delle altre pubbliche amministrazioni, in attività di servizio;
g) registro generale d'ordine delle conservatorie delle ipoteche, pubblico registro automobilistico, pubblico registro navale, registro ed originali degli atti dello stato civile da conservare presso i comuni e tutti gli altri registri prescritti dalla legge come mezzo per la pubblicità dei fatti giuridici;
h) originali dei contratti per importo superiore ai settantacinque milioni, redatti in forma pubblica amministrativa o per scrittura privata autenticata;
i) originali degli atti formali e conservati dai notai e dalle persone autorizzate a esercitare le funzioni di notaio ai sensi dell'art. 6 della legge 16 febbraio 1913, n. 89, ed i testamenti olografici consegnati fiduciariamente agli stessi, anche successivamente al loro versamento agli archivi notarili;
l) originali degli atti ricevuti dai capi degli archivi notarili e annotati al prescritto repertorio, comprese le copie degli atti notarili rogati in paese estero; gli originali e le copie delle scritture private che gli uffici del registro, ai sensi dell'art. 11 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 634, trasmettono agli archivi notarili;
m) atti contenenti disegni e scritture originali in cui la colorazione abbia un particolare significato;
n) libri-giornali, degli inventari sociali e fiscali obbligatori, concernenti le attività imprenditoriali;
o) diplomi originali attestanti gli studi compiuti, rilasciati nelle scuole di ogni ordine e grado.
Per le sentenze, le decisioni e gli altri provvedimenti giurisdizionali dei giudici ordinari e delle giurisdizioni speciali e relativi fascicoli d'ufficio, la citata facoltà di fotoriproduzione non può essere esercitata prima di 10 anni dal passaggio in giudicato o dalla irrevocabilità della sentenza o decisione".